Stelt u zich eens voor: een boeker die zich bij zijn speurtocht naar een geschikte locatie uitsluitend laat leiden door de prachtige bouwstijl, de imposante entree of de geweldige omgeving. Geen aandacht voor de capaciteit van de locatie, de bereikbaarheid of de indeling van de zalen. Om maar een paar essentiële criteria te noemen.
‘Jort Kelder of een spreker die daar op lijkt’
Bij het boeken van een spreker voor een congres, meeting of event, waarin ook locaties in toenemende mate een rol spelen, kom ik iets vergelijkbaars helaas regelmatig tegen. Een aanvraag voor bijvoorbeeld ‘een spreker als Jort Kelder of iemand die daar op lijkt’ is geen uitzondering. Nou ken ik diverse sprekers die ook blond, vegetarisch of voormalig hoofdredacteur zijn maar dat is toch niet wat ze bedoelen. Er wordt hier een stap overgeslagen en direct in plaatjes gedacht. Interviews, tv-programma’s of andere mediamomenten spelen hierin niet zelden een rol.
De 4 B’s
Hoe kan een locatie samen met zijn opdrachtgever dan wel die topprogrammering samenstellen? Hieronder de 4 B’s als leidraad:
- BEKIJK de omstandigheden. Stel naast de vragen over doel en doelgroep bijvoorbeeld ook de volgende: Is het een eenmalige bijeenkomst? Hoe belangrijk is de actualiteit? Wat is de groepsgrootte? Wil ik ze iets leren, inspireren of amuseren? Wie heeft er eerder voor deze groep gesproken?
- BOUW een goed profiel. Beoordeel op basis van stap 1. onder andere of de spreker moet vertellen uit eigen ervaring of uit wetenschap, of hij of zij autoriteit moet hebben of de sympathie van het publiek, een theoreticus of een man uit de praktijk moet zijn, een rebel of een bruggenbouwer.
- BLIJF bij uw plan. Als u op zoek naar de beste spreker een goedbedoelde tip krijgt toets dit dan aan het oorspronkelijke profiel. De spreker kan weliswaar een onvergetelijke indruk hebben achtergelaten als gast bij een goed bekeken talkshow maar een stuk minder tot zijn recht komen bij bijvoorbeeld het internationale congres waar u zelf mee bezig bent. Een goed sprekersbureau, dat verder denkt dan foto’s en bio’s, kan u hierbij helpen met informatie over eerdere optredens van de spreker bij verschillende doelgroepen.
- BELEEF de ervaring en ervaar de beleving. Als u de tijd heeft tijdens het event neem het verhaal en de leermomenten van de spreker dan goed in u op. Toets uw eigen bevindingen achteraf bij het publiek en kijk ook vooral naar de open vragen van de evaluatie. Dit maakt het bouwen van het profiel voor een volgende spreker een stuk eenvoudiger.
Ontroeren, motiveren, inspireren, overtuigen
Want waar gaat het nu eigenlijk over? Dat iedereen de hoofdgast van de vorige uitzending van Pauw&Witteman of De Wereld Draait Door van een paar meter afstand kan zien? Of wilt u daadwerkelijk het publiek ontroeren, motiveren, inspireren of overtuigen? Met de 4 B’s als leidraad creëren locatie en opdrachtgever gezamenlijk wel een onderscheidend programma voor event, meeting of congres.